Changer de fournisseur d’ingrédients peut sembler être une décision d’achat relativement simple. Le nouveau fournisseur propose un meilleur prix, une meilleure disponibilité et des délais de livraison plus courts. Ou peut-être que le fournisseur actuel est devenu trop peu fiable.
Sur le papier, l’ingrédient de remplacement peut même sembler identique.
Même nom d’ingrédient.
Spécification similaire.
COA similaire.
Conditionnement similaire.
Mais le coût réel d’un changement de fournisseur n’est pas toujours visible dans le prix d’achat.
Un nouvel ingrédient peut se comporter différemment en production, nécessiter des tests supplémentaires, entraîner des travaux de reformulation, créer de nouvelles exigences documentaires ou affecter la constance du produit fini.
C’est pourquoi un changement de fournisseur doit être considéré comme un changement de production maîtrisé, et pas simplement comme une décision d’approvisionnement.
L’écart de prix n’est que le point de départ
Imaginons qu’un fabricant trouve un nouveau fournisseur proposant un ingrédient 5 % moins cher que le fournisseur actuel.
L’économie potentielle est attrayante, mais avant qu’elle ne se concrétise, le fabricant peut devoir :
- Évaluer le nouveau fournisseur
- Examiner les spécifications et la documentation technique
- Comparer les échantillons
- Réaliser des tests en laboratoire
- Effectuer des essais en production
- Ajuster la formulation
- Répéter les contrôles qualité
- Mettre à jour la documentation interne
- Informer les équipes de production
- Gérer le stock restant de l’ancien fournisseur
- Surveiller les premiers lots commerciaux
Le coût réel du changement est donc bien plus large que la différence entre deux prix d’achat.
L’approbation d’un fournisseur peut impliquer des audits, des questionnaires, l’analyse de ses performances historiques et des essais produits. Les recommandations de la FAO identifient notamment les essais produits comme un moyen d’évaluer la performance du produit d’un fournisseur potentiel dans le propre processus de production du fabricant.
Testing and validation take time
L’un des premiers coûts cachés réside dans le temps nécessaire pour vérifier que le nouvel ingrédient fonctionne réellement. Un échantillon testé en laboratoire peut fournir de nombreuses informations, mais son évaluation reste limitée, car un ingrédient peut se comporter différemment une fois intégré au processus de production réel.
Selon le matériau, les fabricants peuvent devoir évaluer :
- L’humidité
- L’activité de l’eau
- La granulométrie
- La masse volumique apparente
- La fluidité
- La solubilité
- La viscosité
- La saveur
- La couleur
- La fonctionnalité des protéines
- La stabilité thermique
- Les caractéristiques microbiologiques
Les paramètres pertinents dépendent de l’ingrédient et de son application. Lorsqu’il change de fournisseur, le fabricant doit également constituer un nouvel historique des performances de ce dernier, plutôt que de s’appuyer uniquement sur les données et l’expérience acquises avec le fournisseur précédent.
Une spécification conforme ne garantit pas des performances identiques
C’est l’une des idées reçues les plus courantes lors d’un changement de fournisseur. Deux ingrédients peuvent répondre aux mêmes spécifications tout en présentant des comportements différents en conditions de production.
Par exemple, deux poudres peuvent présenter des valeurs similaires en matière d’humidité et de protéines, tout en différant au niveau de :
- La distribution granulométrique
- La masse volumique apparente
- La fluidité
- L’historique de transformation
- Le traitement thermique
- L’intensité aromatique
- La solubilité
- Le comportement en matière de poussiérage
Ces différences peuvent ne devenir évidentes qu’une fois l’ingrédient intégré à la formulation réelle. L’équipe de production peut, par exemple, constater qu’une poudre s’écoule différemment dans un système de dosage, tandis que l’équipe R&D observe une variation de viscosité. Le produit fini peut également présenter de légères différences de texture ou de goût. Cela ne signifie pas nécessairement que le nouvel ingrédient est « mauvais ». Cela peut simplement indiquer que **les performances d’un ingrédient dépendent de bien plus que de ses seules spécifications de base.** C’est pourquoi la comparaison des spécifications analytiques doit être complétée par des essais en conditions d’application lorsque l’ingrédient joue un rôle important dans les performances du produit fini.
Les essais en production ont également un coût
Un essai en production nécessite bien plus que des ingrédients.
Il mobilise :
- Du temps de production
- La capacité des équipements
- Des opérateurs
- De l’énergie
- Du temps de nettoyage
- Des matériaux de conditionnement
- Des ressources du laboratoire
- La capacité de planification de la production
Si l’essai n’est pas concluant, les coûts augmentent encore, notamment si l’équipe doit ajuster la formulation et réaliser un nouvel essai. C’est l’une des raisons pour lesquelles une démarche d’essais structurée peut s’avérer plus efficace que de passer directement d’un petit échantillon de laboratoire à une commande commerciale à grande échelle.
Une reformulation peut créer une deuxième série de coûts
Parfois, le nouvel ingrédient fonctionne, mais pas exactement de la même manière.
Le fabricant peut alors devoir ajuster la recette.
Par exemple :
- Une poudre différente peut nécessiter une modification de l’hydratation.
- Une poudre de cacao différente peut affecter la couleur ou la saveur.
- Une protéine différente peut modifier la viscosité.
- Une farine différente peut affecter l’absorption d’eau ou le comportement de la pâte.
- Une poudre de lait différente peut modifier la sensation crémeuse ou le profil laitier global.
Le changement d’ingrédient devient alors une modification de la formulation, qui peut nécessiter des travaux supplémentaires en R&D, des tests, une évaluation de la durée de conservation et l’approbation du client, selon le produit concerné. L’ingrédient le moins cher peut tout à fait rester le bon choix. Toutefois, son coût réel doit également tenir compte du travail nécessaire pour garantir ses performances dans l’application visée.
Des coûts cachés peuvent également apparaître en production
Les répercussions peuvent se poursuivre même après l’homologation du nouveau fournisseur. Un nouvel ingrédient peut modifier le comportement d’un produit sur la ligne de production.
Par exemple :
- La fluidité peut influencer le dosage.
- La granulométrie peut influencer la dispersion et le mélange.
- L’humidité peut affecter la manipulation et la stabilité au stockage.
- L’activité de l’eau peut affecter la stabilité du produit.
- L’historique de transformation peut influencer la fonctionnalité.
- L’intensité aromatique peut affecter le profil sensoriel du produit fini.
Ces changements peuvent entraîner :
- Des temps de mélange plus longs
- Des ajustements supplémentaires
- Des interventions plus fréquentes sur la ligne
- Des pertes de matières plus importantes
- Des rendements plus faibles
- Davantage de nettoyage
- Des contrôles qualité supplémentaires
Pris individuellement, ces coûts peuvent sembler minimes. Toutefois, sur des centaines de cycles de production, ils peuvent représenter un montant considérable.
N’oubliez pas le coût de la transition elle-même
Une question opérationnelle se pose également: que faire des stocks existants?
Si l’ingrédient de l’ancien fournisseur est déjà présent dans l’entrepôt, le fabricant peut devoir gérer deux sources pendant la période de transition.
Cela peut créer une complexité supplémentaire au niveau de :
- La rotation des stocks
- La traçabilité des lots
- La planification de la production
- Les quantités minimales de commande
- L’espace de stockage
- L’identification des produits
- Les listes de fournisseurs approuvés
Un changement mal planifié peut également laisser le fabricant avec un stock excédentaire de l’ancien ingrédient ou une quantité insuffisante du nouveau. Il est donc essentiel de coordonner cette transition entre les services achats, qualité, R&D et production.
La continuité d’approvisionnement reste importante après l’approbation
Réussir la première livraison ne suffit pas. Le nouveau fournisseur doit également démontrer sa capacité à assurer un approvisionnement régulier et constant en ingrédients.
Cela signifie qu’il faut aller au-delà du premier échantillon ou du premier essai de production réussi. Parmi les questions à poser :
- Le fournisseur peut-il maintenir le volume requis ?
- Les délais de livraison sont-ils constants ?
- Où l’ingrédient est-il produit ?
- La production pourrait-elle être transférée vers un autre site ?
- Comment les changements sont-ils communiqués ?
- Que se passe-t-il en cas de rupture d’approvisionnement ?
- Existe-t-il un site de production de secours ?
- Le fournisseur peut-il accompagner une augmentation des volumes si la demande progresse ?
La gestion des fournisseurs doit également tenir compte des changements significatifs chez le fournisseur, tels que les modifications des sources de matières premières, des méthodes de transformation ou des sites de production. Ces changements peuvent nécessiter une réévaluation ou une nouvelle qualification en interne.
Alors, quel est le coût réel d’un changement de fournisseur ? Le prix d’achat ne représente qu’une partie du calcul.
Une vision plus réaliste comprend :
- Prix de l’ingrédient
- Qualification et tests
- Essais en production
- Temps R&D
- Reformulation éventuelle
- Ajustements de production
- Pertes de matières ou de rendement
- Travail de documentation et d’approbation
- Gestion des stocks pendant la transition
- Suivi après approbation
Cela ne signifie pas qu’un changement de fournisseur est une mauvaise décision. Il peut réduire les coûts, améliorer la disponibilité, renforcer la sécurité d’approvisionnement ou permettre au fabricant d’accéder à un ingrédient plus performant. L’essentiel est de comprendre le coût total et les risques associés avant d’opérer ce changement.
Une manière plus sûre de changer de fournisseur
Un changement de fournisseur maîtrisé ne doit pas nécessairement être compliqué.
Une approche pratique consiste à :
1. Comparer les ingrédients
Commencez par examiner les spécifications, le certificat d’analyse (CoA) et la documentation technique. Évaluez ensuite les caractéristiques qui comptent réellement pour votre application.
2. Tester l’ingrédient
Réalisez des tests en laboratoire ou à petite échelle lorsque cela est pertinent, en portant une attention particulière aux différences de fonctionnalité, de goût, de texture et de comportement lors de la manipulation.
3. Effectuer un essai en production
Testez l’ingrédient dans les conditions de transformation pertinentes. C’est à cette étape que des différences, imperceptibles sur le papier, peuvent devenir évidentes.
4. Valider le produit fini
Vérifiez les caractéristiques qui comptent pour le client et le produit fini. Il peut s’agir du profil sensoriel, de la texture, de la couleur, de la stabilité, du rendement ou d’autres paramètres spécifiques à l’application.
5. Augmenter progressivement les volumes
Une fois que l’ingrédient a passé avec succès les contrôles requis, passez progressivement à une production régulière, dans des conditions maîtrisées. Le suivi des premiers lots commerciaux permet à l’équipe de vérifier une nouvelle fois la constance de l’ingrédient avant de cesser complètement de s’approvisionner auprès de l’ancien fournisseur.
Le fournisseur le moins cher n’est pas toujours l’option la moins coûteuse
Un prix d’achat plus bas peut générer de réelles économies, mais uniquement si l’ingrédient offre des performances fiables et si la transition n’entraîne pas de coûts supplémentaires ailleurs dans le processus de production.
La meilleure question n’est donc pas :
« Quel fournisseur propose le prix le plus bas ? »
Mais plutôt :
« Quel fournisseur nous offre la meilleure combinaison de coût, de constance, de performance et de fiabilité d’approvisionnement ? »
Chez Castle Ingredients, nous pensons qu’un changement de fournisseur doit être évalué en tenant compte du processus de production. Cela implique d’aller au-delà des spécifications techniques, de comparer les caractéristiques pertinentes, de réaliser des essais si nécessaire et de valider l’ingrédient avant de passer à une production à grande échelle. Un changement de fournisseur ne doit pas nécessairement devenir un problème de production. Plus tôt vous identifiez les coûts cachés, plus il est facile de les maîtriser.